Betreiben
Was ist zu tun im Betrieb gemeinwohlorientierter Immobilien?
- Nutzungen für Gemeinwohlflächen vereinbaren und managen
- Neben den Gemeinwohlflächen werden weitere Flächen vermietet, damit das Projekt wirtschaftlich tragfähig ist
- Eine Trägerorganisation aufstellen, um die Verantwortung für den Betrieb auf viele Schultern zu verteilen und verschiedene Perspektiven einzubeziehen
1. Nutzungen ermöglichen
Unsere Rendite ist das Gemeinwohl
Gemeinwohlorientierte Immobilienprojekte wirken im Stadtteil. Chancen und Zugänge werden gerechter verteilt. Die Wirkungen sind vielfältig: Räume stehen zur Nutzung bereit, Menschen engagieren sich und jährliche Überschüsse werden als Gemeinwohlrendite im Stadtteil genutzt.
Ziel ist es, dass die Projekte sich wirtschaftlich selbst tragen. Das bedeutet: Laufende Kosten wie Gehälter von Hausmeister*in, Geschäftsführung und Hausverwaltung sowie Instandhaltung werden aus Mieteinnahmen gedeckt. Die Projektgesellschaft betreibt die Immobilie langfristig im Sinne einer gemeinwohlorientierten Vermietung selbstständig.
Mit Gemeinwohlrendite werden
- Räume für nachbarschaftliche Begegnung finanziert,
- Betriebskosten für Gemeinwohlflächen gedeckt,
- die Einstellung von Personal zur Koordination ehrenamtlicher Aktivitäten ermöglicht und
- notwendige Anschaffungen für gemeinnützige Aktionen unterstützt.
Diese Wirkungen bestehen über die gesamte Nutzungsdauer der Orte fort – das sind mehrere Jahrzehnte!
Aufgaben im Betrieb einer Gemeinwohlfläche
Je nach Betriebskonzept falls vielfältige und diverse Aufgaben und Schnittstellen an. Es sollte klar geregelt sein, wer für welche Aufgabe zuständig ist.
Wichtige Aufgaben sind:
Raumüberlassung
- Anfragen zur Belegung abwägen und beantworten.
- den Überblick über die Raumbuchungen behalten.
- Übergaben durchführen, damit die Nutzer*innen sich im Raum zurechtfinden.
- Nutzungsvereinbarungen gestalten und dokumentieren.
Administrative Aufgaben
- Versicherungen abschließen und bei Schäden dort den Schadensfall melden. Je nachdem, was passiert ist, liegt die Haftung auch bei denjenigen bzw. derjenigen Organisation, die die Gemeinwohlflächen betreibt.
- Die Funktionsfähigkeit der Fläche im Auge behalten und gegebenenfalls Schäden an Vermieter*in oder Handwerksbetriebe melden.
- Brandschutz gewährleisten.
- Die Hausordnung erstellen und pflegen.
- Die regelmäßige Reinigung der Flächen veranlassen und die Bezahlung klären.
- Die Raumgestaltung koordinieren.
- Die Betriebskosten der Gemeinwohlflächen im Blick behalten und zahlen.
- Eventuell eine Teilzeitstelle besetzen und Personalmanagement dafür gewährleisten.
Strategische Arbeit und eigene Akzente
- Ein mehrjähriges wirtschaftliches Konzept erarbeiten.
- Die gemeinnützigen Ziele im Blick behalten.
- Wissen zu den Räumen und ihrer Nutzung parat und übersichtlich halten.
- Die Bereitschaft mitbringen, Erfahrungen und Wissen an andere Projekte weiterzugeben.
- Eventuell eigene Veranstaltungen planen und durchführen.
- Fördermittel für Angebote, Maßnahmen und Veranstaltungen beantragen.
Kommunikation und Schnittstellenmanagement
- Interne Kommunikation sicherstellen, zum Beispiel durch Plenum und Mailverteiler.
- Engagement koordinieren und ansprechbar sein.
- Mit Nutzer*innen in Kontakt stehen.
- Mit Projektgesellschaft beziehungsweise Vermieter*in beziehungsweise Eigentümer*in in Kontakt sein.
- Im Stadtteil vernetzt und informiert sein.
- Eventuell in politischen und organisationsinternen Gremiensitzungen dabei sein.
- Die Öffentlichkeit informiert halten, zum Beispiel über eine Website, Social Media, Newsletter oder die Beantwortung von Presseanfragen.
- Weiteres zu Kommunikation
Download
Muster Nutzungsvereinbarung für Gemeinwohlflächen
- Ladet euch eine Muster Nutzungsvereinbarung herunter. Damit kann die Nutzung von Gemeinwohlflächen durch gemeinnützige Organisationen vereinbart werden.
- Ladet euch einen Muster Ehrenamtsvertrag herunter. Damit könnt ihr die Nutzung von Gemeinwohlflächen durch nicht formal bzw. in einer Rechtsform organisierte Personengruppen vereinbaren. Der Ehrenamtsvertrag kann auch mit einer Aufwandsentschädigung für ehrenamtliche Tätigkeiten verbunden werden.
2. Zuverlässig vermieten
Mit Mieter*innen sprechen
Für uns geht nichts über ein Büro vor Ort, wo die Personen, die für Hausverwaltung zuständig sind, zu festen Zeiten ansprechbar sind. Klar ist: Nicht alle Wünsche können erfüllt werden. Schließlich muss die Hausverwaltung die Mieten einfordern und gleichzeitig fürs Gemeinwohl einstehen – so können unterschiedliche Erwartungen entstehen. Oft hilft ein persönliches Gespräch, um die Bedürfnisse beider Seiten – Mieter*innen und Vermieter*innen – unter einen Hut zu bringen. Freundliche, aber klare Kommunikation hat für uns zu guten Lösungen geführt. Bevor eine Meinungsverschiedenheit eskaliert, kann Mediation ein guter Weg sein, um Konflikte zu benennen und zu lösen.
Professionelle Hausverwaltung
- Eine Person, die die professionelle Vermietung und Hausverwaltung übernimmt, ist aus unserer Sicht unerlässlich für ein gemeinwohlorientiertes Immobilienprojekt.
- Der*die Hausverwalter*in erstellt Betriebskostenabrechnungen, koordiniert Handwerker*innen zur Instandsetzung der Immobilie und erstellt Mietverträge bei Neuvermietungen. Auf den ersten Blick ist das nicht anders als bei anderen Immobilien.
- Allerdings haben die Hausverwalter*innen ein tiefes Verständnis von dem Ort, den sie verwalten, und den Zielen des Projektes.
- Als erste Ansprechperson für alle Mieter*innen sind sie für einen reibungslosen Betrieb unerlässlich und sichern durch die professionelle Verwaltung der Immobilie(n) die Grundlage für alle Gemeinwohlaktivitäten.
Feste Öffnungszeiten oder Sprechstunden
- Feste Öffnungszeiten für persönliche Gespräche haben sich bewährt. Gerade wenn es um sensible Themen wie Mietrückstände geht, ist ein persönliches Gespräch oft die beste Lösung.
- Die eigene Wohnung ist für alle Menschen die Existenzgrundlage, das sollte immer im Blick behalten werden.
- Für uns ist es hilfreich, die Ergebnisse der Gespräche schriftlich festzuhalten. Die Daten und Aussagen von Mieter*innen werden selbstverständlich vertraulich behandelt.
Fortbildungen
- Bei gemischten Nutzungen in einem Gebäudeensemble, zum Beispiel Wohnen, Gewerbe, Schule und Gemeinwohlflächen, wird es schnell komplex mit den Mietverträgen und Regelungen.
- Fortbildungen zu Betriebskostenabrechnungen und Software helfen unseren Kolleg*innen in der Hausverwaltung, den Überblick zu behalten und alle fair zu behandeln.
- Ausgebildete Verwalter*innen von Wohnimmobilien sind sogar gesetzlich zur Weiterbildung verpflichtet. Sie müssen innerhalb von drei Jahren mindestens zwanzig Stunden Weiterbildung absolvieren.
Informationsveranstaltungen
- Müssen mehrere Mietparteien informiert werden, zum Beispiel über den Verlauf von Bauarbeiten, haben sich für uns gemeinsame Veranstaltungen bewährt.
- Hier klären sich Fragen und Mieter*innen vernetzen sich.
- Die Formate müssen nicht immer frontal sein, es kann auch Baustellenführungen geben oder Infostände – mit Waffeln dazu.
Miethöhen fair berechnen
Ein wirtschaftlich selbsttragendes, gemeinwohlorientiertes Immobilienprojekt wird durch Mieteinnahmen getragen. Die Mieteinnahmen dienen
- der Rückzahlung der Fremdmittel inklusive Zinsen,
- der Finanzierung von Gemeinwohlaktivitäten im Stadtteil und
- der Bereitstellung von Raum zur gemeinnützigen Nutzung im Stadtteil.
Unser Anspruch ist, dass die Mieten, Neben- und Energiekosten langfristig für die Mieter*innen erschwinglich sind. Dazu orientieren wir uns: an den Mietniveaus im Stadtteil, an gesetzlichen Vorgaben für geförderten Wohnraum und am Modell der Kostenmiete.
Bei der Mietpreisberechnung von Wohnraum ist außerdem zu beachten, dass für geförderten Wohnraum Mietobergrenzen gelten, die nicht überschritten werden dürfen. Sie richten sich nach jeweils gültigen Förderkonditionen.
Zugleich dürfen eingenommene Mieten das ortsübliche Niveau im Rahmen der Gemeinnützigkeit nicht deutlich unterschreiten. Denn zu geringe Mieten werden als Individualförderung gewertet. Dies widerspricht dem Gedanken der Gemeinnützigkeit, da durch gemeinnützige Projekte die Allgemeinheit gefördert werden soll – und eben keine Einzelinteressen von nicht gemeinnützigen Unternehmen oder Privatpersonen.
Das Modell der Kostenmiete
Das Modell der Kostenmiete bietet für die Berechnung der Miethöhen weitere Orientierung. Es stellt eine gute Möglichkeit dar, Mietpreise aufgrund der realen Bau- und Herstellungskosten zu berechnen. Diese Kalkulationen können dann mit den am Markt erzielbaren Mieten abgeglichen werden.
Eine Erkenntnis: Sind die umgelegten Herstellungskosten höher als die bestehende Mietbelastung in der Umgebung, dann deutet das darauf hin, dass der Finanzierungsplan nicht tragfähig ist. Zuletzt erleben wir immer häufiger, dass die baulichen Herstellungskosten nur mit Unterstützung durch öffentliche Fördermittel eine leistbare Miete ermöglichen.
Ein Hinweis zum Modell der Kostenmiete: Das Modell wurde nach der Zweiten Berechnungsverordnung für den sozialen Wohnungsbau ausformuliert. Es wird seit 2003 nicht mehr für öffentlich geförderte Bauprojekte angewendet. Es ist aber weiterhin ein nützliches Instrument für gemeinwohlorientierte Projekte.
Download
Muster Präambel eines Mietvertrags und Muster Immobilienanzeige
- Ladet eine Muster Präambel eines Mietvertrages herunter und nutzt sie für euer gemeinwohlorientiertes Projekt.
- Ladet ein Muster einer Immobilienanzeige für ein gemeinwohlorientiertes Immobilienprojekt herunter und nutzt sie für euer gemeinwohlorientiertes Projekt.
3. Verantwortung teilen
Trägerstrukturen für den Betrieb
In einem Teil der Projekte nach dem Initialkapital-Prinzip der Montag Stiftung Urbane Räume – nämlich in der Samtweberei in Krefeld, der KoFabrik in Bochum und das FreiFeld in Halle an der Saale – haben sich aus lokalen Netzwerken gemeinnützige Vereine oder Stiftungen entwickelt, die heute eigenverantwortlich und selbstorganisiert den Betrieb der Gemeinwohlflächen in den Projekten gewährleisten. Für dieses Modell sind einige Eckpunkte zu bedenken.
Gemeinnützigkeit
- Die Trägerorganisationen müssen – ebenso wie die Projektgesellschaften – gemeinnützig sein und haben Zwecke der Gemeinnützigkeit nach Paragraf 52 Abgabenordnung (AO) in ihren Satzungen verankert.
- An die Projektgesellschaft ist als Nachweis der Gemeinnützigkeit durch die Trägerorganisation ein aktueller Freistellungsbescheid vom Finanzamt vorzulegen.
Nutzung für alle
- Die Nutzung der Gemeinwohlflächen in unseren Projekten ist nicht an eine Mitgliedschaft in einer Trägerorganisation gebunden.
Demokratische Strukturen
- Das Vereinsrecht sieht Mitgliederversammlungen vor. Diese demokratischen Grundlagen gewährleisten, dass die Ausrichtung des Projektes gemeinschaftlich immer wieder neu bestimmt und angepasst werden kann.
- Wohnt und arbeitet ein Großteil der Mitglieder im Stadtteil, ist die Ausrichtung des Projektes eher an den aktuellen lokalen Bedürfnissen und Ereignissen orientiert und zeitgemäß.
Diverse Lebenserfahrungen
- Übernimmt die Trägerstruktur den Betrieb von Gemeinwohlflächen, dann bestimmen die Mitglieder über die Nutzung der Gemeinwohlflächen.
- Wir sehen es als grundlegend, dass Menschen aus dem Stadtteil mit unterschiedlichen Lebenserfahrungen aktiver Teil und in entscheidenden Positionen des Trägers sind, um Teilhabe zu ermöglichen – und damit Entscheidungen möglichst viele Lebenserfahrungen einschließen.
- Unterschiedliche Lebenserfahrungen einzuschließen, bedeutet Ausschlüsse, die es in unserer Gesellschaft gibt, zu benennen, ernst zu nehmen und daran mitzuarbeiten, diese möglichst abzubauen.
- Menschen können von Diskriminierungen betroffen sein, unter anderem aufgrund von Rassismus oder aufgrund der Religion, des Aufenthaltsstatus, der Sprachkenntnisse, des Geschlechts, der sexuellen Orientierung, des Einkommens, einer Behinderung oder des Alters.
- Das ist ein Prozess. Wir bilden uns stetig dazu weiter und versuchen dadurch Ausschlüsse, die wir nicht selbst erfahren, zu verstehen und zu berücksichtigen. Aus vielen Veranstaltungen sind einige Ideen dazu entstanden, wie Ausschlüsse abgebaut werden können.
Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb
- Eine eigene Trägerorganisation kann einen wirtschaftlichen Geschäftsbetrieb starten und verfügt damit über weitere Möglichkeiten, zum Beispiel um Eintrittsgelder einzunehmen oder die Flächen für ein Nutzungsentgelt kurzzeitig zu vermieten.
- Die Umsätze aus der wirtschaftlichen Tätigkeit dürfen die Aufwände im ideellen beziehungsweise gemeinnützigen Bereich der Trägerorganisation nicht überschreiten.
Prozessbegleitung
- Eine solche Trägerorganisation entsteht nicht von heute auf morgen. Unserer Erfahrung nach sind einige Workshops erforderlich, um gemeinsam ein Betriebskonzept und gemeinsame Ziele zu erarbeiten, Aufgaben und Rollen zu benennen. Schließlich muss die wirtschaftliche Tragfähigkeit gesichert sein.
- Eine erfahrene Prozessbegleitung, Moderation und Beratung mit Erfahrung in der Vereinsgründung und in Gruppenprozessen einzusetzen, hat sich für uns bewährt.
Sich Zeit lassen
- Strukturen entstehen nicht im Handumdrehen. Häufig sind die Aufgaben komplex und gerade die finanzielle Verantwortung ist hoch. Unserer Erfahrung nach kann der Weg bis zur Gründung viele Monate oder sogar einige Jahre dauern.
Gemeinsame Entscheidungen treffen
- Einige Methoden für gemeinsame Entscheidungsfindung können hilfreich sein und zusammen ausprobiert werden.
Rechtsform der Trägerorganisation abwägen
Die Wahl der Rechtsform ist wie das Aussuchen des passenden Schuhs – es muss einfach sitzen. Jede Rechtsform hat ihre Vorteile: Mitbestimmung durch Mitglieder, wie Gelder angelegt werden oder welche steuerlichen Vorteile möglich sind. Klar, die Gründung braucht ein paar Leute, die zusammenkommen, die Satzung unterzeichnen und das Ganze notariell eintragen lassen. Aber keine Sorge, das ist einfacher, als es klingt – und danach steht das Fundament für eine solide Organisation!
gemeinnütziger Verein (e. V.)
- Ein gemeinnütziger eingetragener Verein muss von mindestens sieben Personen gegründet werden.
- Es gibt Pflichten für regelmäßige Mitgliederversammlungen und Berichtspflichten gegenüber dem Finanzamt.
- Der Vorstand kann zum Beispiel regelmäßig von der Mitgliederversammlung neu bestimmt werden. Dadurch ist es einfach möglich, neuen Mitgliedern Verantwortung zu übertragen.
- Die Abstimmungsregeln sind in der Satzung festgehalten. Diese wird im Vereinsregister hinterlegt – so wird aus einem Verein ein eingetragener Verein (e. V.).
eingetragene Genossenschaft (eG)
- Eine eingetragene Genossenschaft eignet sich zur Verwaltung großer Geldsummen oder Anlageobjekte. Personen müssen einen Anteil am genossenschaftlichen Eigentum - sogenannte Genossenschaftsanteile - erwerben, um Mitglieder zu werden. Es gibt die Möglichkeit, Anteile solidarisch zu finanzieren und zum Teil kommunale Fördergelder in Anspruch zu nehmen, um diese finanzielle Hürde zu überwinden.
- Grundsätzlich fördert die Genossenschaft die Anliegen ihrer Mitglieder und ist daher nur dann gemeinnützig, wenn die Förderung ihrer Mitglieder gleichzeitig der Allgemeinheit dient.
- Das kann bei im Betrieb sozialer Einrichtungen der Fall sein.
- Häufig bestehen Genossenschaften, um Wohnraum zu bauen und ihren Genoss*innen zur Verfügung zu stellen. Eine Wohnungsbaugenossenschaft, die ausschließlich Wohnraum zur Verfügung stellt und dabei nicht mehr als zehn Prozent ihrer Einnahmen aus anderen Tätigkeiten erzielt, kann in Deutschland von bestimmten Steuerbefreiungen profitieren. Dieser Steuervorteil macht eine Mischnutzung im Genossenschaftsmodell unattraktiver.
- Handelt es sich um Baugenossenschaften, die gemeinsam etwas bauen, können unter bestimmten Umständen Genossenschaftsanteile - und damit Flächen - von einzelnen Mitgliedern weiterverkauft werden und aus dem Genossenschaftseigentum herausgelöst werden. Dies entspricht nicht einer langfristigen Absicherung für gemeinnützige Zwecke. Die Satzung ist entsprechend sorgsam zu erstellen.
- Aus diesen Gründen ist letztlich gut abzuwägen, ob die Genossenschaft als Rechtsform zum Betrieb von Gemeinwohlflächen oder einer gemeinwohlorientierten Immobilie infrage kommt.
gemeinnützige Stiftung
- Die Gründung einer gemeinnützigen Stiftung mit Mitgliedern aus der Nachbarschaft hat den Vorteil, dass einmal dort angelegte Güter sehr schwer bis gar nicht aus dem Stiftungsvermögen herauszulösen sind. Dies kann die wirtschaftliche Grundlage nach weiteren Zustiftungen stärken. Für die Verwaltung von Immobilienbesitz bieten sich Stiftungen an.
- Was ein Vorteil ist, ist gleichzeitig ein Nachteil: Einmal dem Stiftungszweck zugeführt, lässt sich das Vermögen nicht mehr entnehmen – das verringert die Flexibilität, zum Beispiel wenn sich die Bedarfe der Nachbarschaft ändern.
- Eine Hürde ist das hohe Startvermögen, das zur Gründung vorhanden sein und nachgewiesen werden muss. Meist sind das mindestens 50.000 Euro.
- Die Gremienstruktur aus Vorstand und Kuratorium ist im Vergleich zum Verein weniger bekannt.
- Das Bündnis der Bürgerstiftungen Deutschlands bietet sehr umfangreiche Informationen zur Gründung einer Bürger*innen-Stiftung inklusive Mustersatzungen.
Gesellschaft mit beschränkter Haftung (gGmbH)
- In der Rechtsform der gGmbH agieren Projektgesellschaften im Initialkapital-Prinzip. Auch sie können Gemeinwohlflächen betreiben.
- Für den Betrieb durch die Nachbarschaft eignet sich diese Rechtsform aufgrund des hohen Stammkapitals von mindestens 25.000 Euro eher nicht.
- Die (finanzielle) Verantwortung liegt bei den Gesellschafter*innen. Ein offizieller Eintrag im Handelsregister mit notarieller Beglaubigung ist für die Änderung notwendig. Dies macht es unflexibel, im Rahmen einer gGmbH mit mehreren und wechselnden Personen Verantwortung zu übernehmen.
Keine Rechtsform
- Auch ohne in einem Verein oder Ähnlichem organisiert zu sein, könnt ihr Gemeinwohlflächen nutzen. Zum Betreiben und Ausschöpfen aller Potenziale braucht es allerdings eine Organisation mit eingetragener Rechtsform und klar bestehenden Verantwortungsträger*innen. Zum Beispiel kann das Einnehmen von Eintrittsgeldern zur Finanzierung von Aktivitäten nur im Rahmen eines wirtschaftlichen Geschäftsbetriebs erfolgen, für den eine Rechtsform notwendig ist.
Weitere Informationen zu Rechtsformen
- Einen übersichtlichen Ratgeber mit dem Fokus Rechtsformen für gemeinschaftliche Wohnprojekte bietet eine Broschüre der Stiftung trias gegen eine geringe Gebühr.
Download
Muster Satzung und Muster Kooperationsvereinbarung für eine Trägerorganisation
- Diese Muster Satzung für die Gründung eines gemeinnützigen Vereins enthält alle wesentlichen Punkte, die bei der Gründung beachtet werden müssen. Sie sollte individuell an die Bedürfnisse eures Vereins angepasst und durch rechtliche Beratung finalisiert werden.
- Die Muster Vereinbarung zwischen bisherigen Betreiber*innen bzw. der Projektgesellschaft und neuer Trägerorganisation klärt die Übergangszeit und die Konditionen der Übertragung des Betriebs von Gemeinwohlflächen. Auch die (schrittweise) Übernahme von Betriebskosten und weitere Pflichten beider Vertragsparteien werden darin vereinbart.
- Weitere Musterdokumente zum vereinsrecht bietet das Bundesministerium für Justiz und Verbraucherschutz an.