• Aus unserer Erfahrung ist Partizipation erfolgreich, wenn die Einladung wirklich viele erreicht. Dafür ist es wichtig, Bewohner*innen und lokale Akteur*innen früh einzubinden und Kommunikationskanäle zu nutzen, die sie bereits kennen.
• Das können lokale Tages- oder Wochenzeitungen, soziale Medien, Mailverteiler, Stadtteilgremien, Postwurfsendungen oder Ankündigungen auf dem Wochenmarkt sein.
• Auch Plakate in der Nachbarschaft oder in Ladengeschäften sind bewährte Wege, um Aufmerksamkeit zu schaffen.
• Häufig hilft es auch, auf Mund-zu-Mund-Propaganda zu setzen und gut vernetzte Personen beziehungsweise Multiplikator*innen persönlich einzuladen.
• Weitere Informationen zu Kommunikation
• Der Ort sollte gut und möglichst barrierearm erreichbar und bekannt sein. Je nachdem, wer teilnehmen soll, sind Zeitpunkt und Ort zu wählen. Dabei sind Schul-, Ferien- und Arbeitszeiten sowie religiöse Feiertage oder Feste zu berücksichtigen.
• Weitere Erfahrungen für einen möglichst barrierearmen Veranstaltungsablauf

• Klare Kommunikation über Ziele, Abläufe und die Verwendung der Ergebnisse hat in den von uns begleiteten Projekten Vertrauen geschaffen.
• Es hilft, ehrlich zu sein, wenn Fragen noch offen oder Ideen nicht umsetzbar sind – etwa aufgrund technischer, rechtlicher oder wirtschaftlicher Hürden. Auch die Grenzen der Beteiligung müssen transparent sein.
• Diese Offenheit sorgt für realistische Erwartungen und stärkt die Akzeptanz.
• Sobald Ideen zu einer Immobilie öffentlich werden, entstehen unserer Erfahrung nach schnell Erwartungen und Wünsche. Ein gutes Erwartungsmanagement ist gefragt. Das bedeutet zum Beispiel, immer deutlich zu machen, welche Entscheidungen noch getroffen oder geändert werden können und welche nicht oder welche wirtschaftlichen Rahmenbedingungen das Projekt hat.
• Auch Zeiträume für Verhandlungen und Bauprozesse deutlich und möglichst realistisch zu kommunizieren, kann Verständnis für die Länge des Prozesses erzeugen.

• Unterschiedliche Formate laden Menschen mit unterschiedlichen Perspektiven ein, diese einzubringen.
• Regelmäßige Angebote wie Workshops, Ideenmärkte oder Rundgänge haben sich dabei bewährt.
• Zielgruppenspezifische Ansätze machen den Austausch noch wertvoller: Kinder und Jugendliche können zum Beispiel per Emoji oder über eine App über Raumqualitäten entscheiden. So kommen alle miteinander über den Ort ins Gespräch.
• Für viele ist die räumliche Vorstellung zentral. Mitmachmodelle der Gebäude und Freiflächen sorgen für Anschaulichkeit und Interaktion.

• Erfahrene Moderator*innen stellen sicher, dass auch diejenigen gehört werden, die sonst weniger zu Wort kommen. Sie lenken den Fokus auf die Perspektiven der Beteiligten und zeigen Rollenkonflikte auf.
• Diese Aufgabe sollte nach Möglichkeit von einer anderen Person als der Projektleitung übernommen werden, um Neutralität zu gewährleisten.

• Bei unseren Immobilienprojekten hat sich gezeigt, wie wichtig eine sorgfältige Dokumentation und Auswertung der Ergebnisse ist.
• Sie hilft, die gewonnenen Erkenntnisse gezielt in die nächsten Schritte einzubringen und Menschen zu informieren, die im weiteren Projektverlauf dazukommen.
• Besonders hilfreich ist eine auch für Menschen ohne Fachwissen verständlich verfasste Aufbereitung.
• Weitere Erfahrungen dazu, wie Veranstaltungen möglichst barrierearm gestaltet werden können, haben wir an anderer Stelle gesammelt.

•  2012/13 hat das Netzwerk Bürgerbeteiligung “10 Anforderungen an eine gute Bürgerbeteiligung” (PDF, externer Link) veröffentlicht

• Die Erfahrungen von Menschen, die vielleicht nie zu einer Veranstaltung kommen würden, werden Teil des Prozesses.
• Es wird deutlich, welche Orte im Stadtteil zu welchen Uhrzeiten belebt sind und wer sie aufsucht.
• Das Vorhaben wird im Stadtteil bekannter, neue Interessierte kommen dazu.
• Ihr könnt Kontakte für spätere Vorhaben und Veranstaltungen sammeln.

• Ein Mitmachmodell lässt sich gut mitnehmen – entsprechend sollte es leicht und mobil sein. Die Wetterverhältnisse sind zu beachten, da Modelle häufig nicht wind- und wetterfest sind.
• Ein Bollerwagen oder ein Lastenfahrrad sind für uns gute Begleiter zum Transportieren von Dingen und machen außerdem sichtbar, dass etwas Besonderes, Nicht-Alltägliches passiert.
• Bilder und Karten regen die Auseinandersetzung mit dem Ort und dem eigenen Stadtteil und Umfeld an.

• Wird nach den Vorstellungen, Emotionen und Perspektiven zu einem Ort gefragt, liegt es häufig nahe, sich das zurückzuwünschen, was dort schon einmal war. Oder sich an einem heißen Tag nach einer neuen Eisdiele im Stadtteil zu sehnen. Um gemeinsam darüber hinauszudenken, haben wir gute Erfahrungen mit Fragen gemacht, die sich auf den Lebensalltag im Stadtteil beziehen.
• Das können zum Beispiel Fragen sein wie: Was ist Ihr Lieblingsort in Ihrem Stadtteil? An welchem Ort verbringen Sie die meiste (Frei-)Zeit? Wofür verlassen Sie den Stadtteil?
• Oft zeigen gemeinsame Gespräche, welche Vorstellungen nicht umsetzbar sind. Bei anderen individuellen Vorschlägen und Vorstellungen ist das vielleicht nicht so eindeutig. In diesem Fall muss im weiteren Prozess geprüft werden, was umsetzbar und kombinierbar ist. Wie der Prozess weitergeht, sollte allen klar sein, die mitmachen.

• Im Initialkapital-Prinzip setzen die Montag Stiftungen einen sorgfältig ausbalancierten Anteil Eigenkapital ein, um die Baukosten zu finanzieren.
• Diese Eigenmittel werden nicht verzinst, nicht zurückgezahlt und im Sinne der Gemeinnützigkeit dauerhaft für das Projekt bereitgestellt.

• Neben den Kosten für die baulichen Maßnahmen entstehen Kosten für die gemeinwohlorientierte und kooperative Entwicklung.
• Dazu zählen die gemeinsame Visionsarbeit, partizipative Formate, Kommunikation und Öffentlichkeitsarbeit, Personal und die Betriebs- und Ausstattungskosten für ein Projektbüro.
• Ein Teil dieser Kosten könnte auch durch ehrenamtlichen Einsatz oder Spenden gedeckt werden.
• Dabei ist zu bedenken, dass gerade die Bauherr*innen-Rolle komplex ist und viel Fachwissen, Kontinuität und zeitliches Engagement erfordert.
• Die Montag Stiftung Urbane Räume stellt der Projektgesellschaft vor Ort jährlich rund 400.000 Euro für die gemeinwohlorientierte Projektentwicklung zur Verfügung – über einen Zeitraum von vier bis sechs Jahren. Nach Abschluss der baulichen Maßnahmen trägt sich die Projektgesellschaft durch Mieteinnahmen wirtschaftlich selbst.

• Der verbleibende Finanzierungsanteil wird durch Kredite gedeckt, die als Fremdkapital verzinst und abbezahlt werden müssen.
• Kreditverträge werden mit Banken abgeschlossen, die in der Regel einen Bonitätsnachweis verlangen – eine Herausforderung für neu gegründete Projektgesellschaften. Bürgschaften von Bürg*innen können hilfreich sein, die Bonität abzusichern.
• Die Zusammenarbeit mit regional verankerten Banken oder sozial orientierten Kreditinstitutionen (zum Beispiel Sparkassen oder Volks- und Genossenschaftsbanken) hat sich bewährt. Sie zeigen mehr Verständnis für gemeinnützige Konzepte und gemeinschaftliche Prozesse.
• Die Rückzahlung des Fremdkapitals inklusive dafür anfallender Zinsen erfolgt über die Mieteinnahmen über mehrere Jahrzehnte hinweg. Diese Finanzierungskosten müssen bei der Wirtschaftlichkeitsberechnung und Mehrjahresplanung berücksichtigt werden.

• Öffentliche Fördermittel, etwa aus der Städtebauförderung oder Wohnraumförderung, können eine wertvolle Ergänzung in der Finanzierung sein und den Anteil der aufzunehmenden Kredite verringern.
• Sie bringen aber auch eigene Anforderungen mit, die bei der Projektplanung berücksichtigt werden müssen. Dazu zählen Gestaltungsvorgaben, zum Beispiel bestimmte Grundrissformen oder Einschränkungen bei der gewerblichen Nutzung, Anforderungen an öffentliche und barrierefreie Zugänglichkeit, bestimmte Vergabeprozesse.
• Zudem erfordert die Beantragung von Städtebaufördermittel einen kommunalen Eigenanteil der durch einen Stadtratsbeschluss genehmigt werden müssen. Dazu ist es notwendig, Fachämter auf kommunaler Ebene, die Landesregierung und in vielen Fällen außerdem die Bezirksregierung in die Vergabe von Fördermitteln einzubinden.
• Mehr Informationen zu Fördermitteln

Es sollten die folgenden Bedarfe ermittelt werden: Baukosten, Instandsetzungskosten, Einrichtung, Betriebsmittel, Personal und Rücklagen.

• Frühzeitige Gespräche mit Eigentümer*innen.
• Ziel ist, eine Immobilie langfristig für mehr Gemeinwohl im Stadtteil zu sichern.
• Nutzung des Erbbaurechts: Möglichkeit, auf Erhebung des Erbbauzinses zu verzichten, solange das Projekt gemeinnützig ist.
• Juristische Beratung ist bei Grundstücksgeschäften, die auf Langfristigkeit abzielen, essenziell.

• Eine detaillierte Liste von Baukosten erstellen (zum Beispiel: Planungsleistungen, Handwerkskosten, Materialkosten) – am besten gemeinsam mit einem Architekturbüro.
• Ebenso die ideellen Kosten (zum Beispiel: partizipative Maßnahmen, nachbarschaftliche Projekte, Gehalt für eine*n Gemeinwohl-Manager*in, gegebenenfalls Miete und Einrichtung für ein Projektbüro vor Ort etc.) vorausplanen.
• Die Unterscheidung in Baukosten und ideelle Kosten ist entscheidend für die Investition in ein gemeinnütziges Immobilienprojekt.
• Wichtig: Zwischen umsatzsteuerpflichtigen und nicht umsatzsteuerpflichtigen Flächen unterscheiden, da bei Gemeinwohlflächen kein Vorsteuerabzug möglich ist.

• Bereits zu Beginn des Projektes sollte der Mietausfall für durch die gemeinnützige Projektgesellschaft eigens genutzten Büroflächen berücksichtigt werden. Meistens sind nach der Bauphase weniger Menschen notwendig und daher auch kleinere Büroflächen.
• Ebenso sind die Personalkosten über mehrere Jahre in den Blick zu nehmen.
• Steuerberatung und Jahresabschluss bedürfen bei aufwendigen Vorhaben Beratung durch Profis, deren Beratungsleistungen einkalkuliert werden sollten.

• Zeitplan erstellen: Welche Baumaßnahmen müssen sofort gemacht werden und welche können ab drei Jahren nach dem Immobilienkauf erfolgen?
• Aus steuerrechtlicher Sicht bedeuten diese drei Jahre den Unterschied zwischen Herstellungs- und Instandsetzungskosten und der Unterschied in der Höhe der Abschreibungen kann bedeutend für eine Immobilie sein.
• Jeder eingesparte Euro, bedeutet mehr Gemeinwohlaktivität für den Stadtteil.

• Wie viele Eigenmittel stehen zur Verfügung und wie viel muss fremdfinanziert werden?
• Zinsen und Tilgungsraten haben Auswirkungen auf die Rückzahlungsdynamik. 

• Fördermittel können zur Finanzierung beitragen und hilfreich sein, aber Beantragung und Auflagen bringen eigene Aufwände mit sich: Projektbeschreibung, Finanzpläne und Nachweise über die Gemeinnützigkeit sind erforderlich. Außerdem sind Antragsfristen zu beachten.
• Fördermittel sind in der Regel auch mit Zweckbindungen verknüpft. Diese müssen berücksichtigt werden und zum Projekt passen.
• Mehr zur Förderung von gemeinwohlorientierten Immobilienprojekten

• Wann und zu welchen Preisen sind Flächen vermietbar?
• Rückzahlung der Fremdmittel erfolgt über Mieteinnahmen.

• Abschreibungsmodalitäten für den Umbau haben Auswirkungen auf die Gewinn- und Verlustrechnung der gemeinnützigen Projektgesellschaft.
• Dies ist eine Besonderheit in der Gemeinnützigkeit, denn auch gemeinnützige Organisationen dürfen nicht dauerhaft Verluste erwirtschaften.
• Die Gewinn- und Verlustrechnung über mehrere Jahre sollte von Anfang an im Blick behalten werden. Die Gewinn- und Verlustrechnung muss (ab einer gewissen Unternehmensgröße) für das Finanzamt zum Zweck der steuerlichen Gewinnermittlung als Teil der Bilanz erstellt werden.