Gemeinwohlflächen betreiben

Gemeinwohlflächen

Gemeinwohlflächen sind das Herzstück eines Stadtteilprojekts – drinnen und draußen. Sie werden gemeinsam mit vielen entwickelt, geplant, (um-)gebaut und genutzt. Diese Orte stehen möglichst allen Menschen im Viertel zur selbstbestimmten Nutzung offen. Klingt einfach, aber hinter den Kulissen gibt es einiges zu beachten: Organisation, Sicherungspflichten, Verwaltung und Steuerrecht wollen im Blick behalten werden.

Gemeinwohlflächen betreiben

Im Betrieb einer Gemeinwohlfläche fallen viele Aufgaben und Entscheidungen an – zum Beispiel über die Kostendeckung, Raumnutzung, Sicherheit, Einrichtung oder den Umgang der Nutzer*innen miteinander.

Da gemeinsame Entscheidungen tragfähiger sind und damit die Haftung geteilt werden kann, werden Gemeinwohlflächen am besten von einer Organisation betrieben. Das kann die gemeinnützige Projektgesellschaft sein, die bereits die Planungen und die Bauphase begleitet hat, oder eine neu gegründete, gemeinnützige Trägerstruktur, die sich aus Menschen der Nachbarschaft zusammensetzt. Klar ist: Diejenigen, die die Flächen betreiben, haben die volle Verantwortung – wirtschaftlich und inhaltlich.

Trägerstruktur bedeutet, dass sich mehrere Menschen zusammentun und eine Rechtsform für ihr Tun wählen. Das kann ein Verein sein, eine Stiftung oder eine gemeinnützige Gesellschaft. Ziel ist, dass nicht Einzelpersonen, sondern eine Gruppe von Menschen gemeinsam Entscheidungen trifft. Uns ist dabei wichtig, dass Menschen aus dem Stadtteil mit möglichst vielen verschiedenen, diversen Perspektiven an entscheidenden Positionen in der Gruppe dabei sind. Das ist ein Prozess.

Grundlagen für den Betrieb einer Gemeinwohlfläche

Betriebskonzept erstellen

Für das gesamte Projekt wird ein Betriebskonzept erarbeitet, das die wirtschaftliche Tragfähigkeit und den langfristigen Betrieb der Gemeinwohlflächen sicherstellt. Es ist hilfreich, wenn ihr am besten möglichst früh beschreibt, wie die Bedürfnisse der Bewohner*innen des Stadtteils bestmöglich berücksichtigt werden und wie Ausgaben, zum Beispiel für Ausstattung, Reinigung und Betriebskosten, gedeckt werden können. Das Betriebskonzept baut auf grundlegende Wirtschaftlichkeitsberechnungen für das Gesamtprojekt auf und fokussiert auf den Betrieb der Gemeinwohlflächen.

Für das Betriebskonzept sollte geklärt werden

• Welche Nutzungen können auf den Flächen realisiert werden?
• Wer wird die Flächen wann nutzen?
• Was gibt es bei parallelen Nutzungen zu beachten?
• Welche Kosten entstehen und wie können sie gedeckt werden?
• Welche Einschränkungen für die Raumnutzung gibt es?

Einschränkungen für die Nutzung können lautstärkesensible Nutzungen im Raum nebenan sein oder die Brandschutzbestimmungen. Hier ist auch die Anzahl der Personen festgelegt, die sich gleichzeitig auf einer Fläche aufhalten darf. Das wird anhand von baulichen Gegebenheiten und Fluchtwegen festgelegt.

Aufgaben im Betrieb einer Gemeinwohlfläche

Je nach Betriebskonzept falls vielfältige und diverse Aufgaben und Schnittstellen an. Es sollte klar geregelt sein, wer für welche Aufgabe zuständig ist.

Wichtige Aufgaben sind:

Gemeinwohlflächen und Betrieb versichern

Da der Betrieb von Gemeinwohlflächen eine große finanzielle Verantwortung bedeutet, sind verschiedene Versicherungen ratsam.

1. Haus- und Grundbesitzerhaftpflicht: Die Grundstückshaftpflichtversicherung schützt Grundstückseigentümer*innen, wenn anderen Personen Schäden oder Verletzungen durch das Gebäude entstehen. Sie greift zum Beispiel, wenn jemand im Garten stürzt oder sich ein Fassadenteil löst und eine Person verletzt.
2. Gebäudeversicherung (Einschluss Feuer, Sturm, Hagel, Leitungswasser, Elementar): Wenn zum Beispiel eine Wasserleitung bricht oder ein Feuer ausbricht, zahlt diese Versicherung die entstandenen Schäden am Gebäude – je nach Vertragsgestaltung. Schäden, die an der Einrichtung entstehen, zahlt die Gebäudeversicherung nicht.
3. Betriebshaftpflichtversicherung: Sie deckt die Haftung bei Personen-, Sach- und Vermögensschäden. Größere Veranstaltungen sollten der Versicherung vorab gemeldet werden.
4. Inhaltsversicherung (auch: Hausratversicherung): Die Inhaltsversicherung versichert (Einrichtungs-)Gegenstände zum Beispiel bei Schäden durch Feuer, Einbruchdiebstahl, Leitungswasser und Sturm/Hagel. Sie kann erweitert werden um eine Elementarversicherung, damit auch Schäden durch Überschwemmungen, Erdbeben und andere Naturkatastrophen abgedeckt sind.
5. Elektronikversicherung: Wer teure elektronische Geräte besitzt, wie zum Beispiel mehrere Computer oder Drucker, kann diese mit einer Elektronikversicherung gegen Schäden versichern. Die Elektronikversicherung kann auch bei Schäden zahlen, die zum Beispiel durch Bedienfehlern entstanden sind - sie geht damit über die Leistungen einer Hausratversicherung hinaus. Das ist zum Beispiel bei Audioanlagen, vielen Computern oder Serverschränken sinnvoll.
6. Vereinshaftpflicht: Ist diese Versicherung abgeschlossen, haften Vorstandsmitglieder nicht mehr unbedingt mit ihrem Privatvermögen. Es werden Schäden an Personen und Sachen ersetzt, die bei der Ausübung der satzungsgemäßen Vereinstätigkeit entstehen. Weitergehende Haftung deckt eine D&O-Versicherung („Directors-and-Officers“): Sie kann auch Schäden ersetzen, falls dem Verein die Gemeinnützigkeit aberkannt wird oder Kosten aus dem Ruder laufen.

Aus Kostengründen ist immer abzuwägen, welche der Versicherungen sinnvoll sind. Zu anderen Zeitpunkten der Projektentwicklung – vor allem während ihr baut – kann es sinnvoll sein, andere Versicherungen abzuschließen.

Nutzungen vertraglich vereinbaren

Damit alles glatt läuft und niemand im Haftungs-Chaos landet, regeln die Betreiber*innen mit den Nutzer*innen die Nutzung von Gemeinwohlflächen vertraglich. Dabei wird festgehalten, wer die Flächen wann und zu welchen Bedingungen nutzt. Auch spezielle Regeln können festgelegt werden, zum Beispiel dass die Räume während der Nutzung für den Durchgangsverkehr offen bleiben müssen. 

In unseren Projekten ist es relevant, ob Einzelpersonen oder Gruppen einen Raum nutzen wollen:

• In der Nutzungsvereinbarung vereinbaren der Träger, der die Gemeinwohlflächen betreibt, und eine andere gemeinnützige Organisation, wann die Flächen genutzt werden und welche Rechte und Pflichten bestehen.
• Mithilfe des Ehrenamtsvertrags kann der Träger, der die Gemeinwohlflächen betreibt, einer Einzelperson die Flächen zur Nutzung überlassen. Der Träger bleibt dann als offizieller Veranstalter haftbar für Schäden – eine Betriebshaftpflichtversicherung empfiehlt sich grundsätzlich.

Diese Unterscheidung ist relevant, sofern der Träger gemeinnützig ist. Es gelten bestimmte steuerrechtliche Regeln für die kurzzeitige Vermietung.

Räume im Rahmen der Gemeinnützigkeit überlassen

Die Gemeinnützigkeit ist ein starkes Instrument, um Flächen zum Wohle der Allgemeinheit vorzuhalten. Sind die Organisationen, die die Gemeinwohlflächen betreiben, gemeinnützig, sind dafür einige Regeln zu beachten. Zum Beispiel darf nur an andere gemeinnützige Organisationen vermietet werden – außer es wird ein wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb eingerichtet. Es lauern steuerliche Tücken, die am besten mit einem*einer Steuerberater*in geklärt werden!

Einen kostenfreien Einstieg zum Thema wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb (WBG) in der Gemeinnützigkeit bietet Skala-Campus. 

Nutzungsregeln aufstellen

Damit Gemeinwohlflächen langfristig nutzbar sind, etabliert sich meistens eine Hausordnung, die Betreiber*innen und Nutzer*innen gemeinschaftlich festlegen und aktualisieren. Die Hausordnung kann als Anhang zur Nutzungsvereinbarung mitgegeben werden und auf den Flächen selbst als Plakat aushängen. Entstehen Konflikte, ist es trotz Hausordnung ratsam, zunächst das Gespräch zu suchen.

Auch Rahmenbedingungen für die Nutzung können in der Hausordnung festgehalten werden – oder in einer gesonderten Betriebsordnung. Gemeint sind zum Beispiel Nutzungszeiten und die maximale Zahl an Personen, die sich auf der Fläche aufhalten dürfen. Ein Grund dafür sind Sicherungspflichten – denn der Träger, der die Gemeinwohlflächen betreibt und sie anderen zur Nutzung überlässt, muss die Rahmenbedingungen für eine sichere Nutzung klar kommunizieren.

Die Hausordnung kann als lebendiges Instrument verstanden werden und im Laufe der Zeit an aktuelle Bedürfnisse angepasst und ergänzt werden. Achtung: Ist die Hausordnung Teil des Mietvertrages, dann müssen die Mieter*innen Änderungen zur Kenntnis nehmen - am besten schriftlich. Deshalb kann es sinnvoll sein, eine Hausordnung für Mieter*innen in eigenen Einheiten und geteilten Flächen und eine weitere für die öffentlich zugänglichen Flächen zu erarbeiten.

In Unterscheidung zu den Gemeinwohlflächen kann eine Hausordnung für dauerhafte Wohn- und Gewerbe-Mieter*innen noch ergänzt werden. Gerade im Wohnraum sind häufig Regeln wichtig, die ein Zusammenleben und einen erholsamen Rückzug in den eigenen vier Wänden ermöglichen. Sie sind eher ausführlicher und werden meist dem Mietvertrag angehängt.

Wichtig ist: Der*die Betreiber*in beziehungsweise der*die Vermieter*in hat das letzte Wort und kann Hausverbote erteilen. Denn häufig sind Situationen, die spontan auftreten, nicht in der Hausordnung benannt oder es handelt sich um Graubereiche. Im besten Falle besteht ein reger Austausch über die Werte des Ortes, sodass alle Nutzer*innen sich ermächtigt fühlen, im Sinne dieser Werte zu handeln. So kann zum Beispiel diskriminierendes Verhalten direkt thematisiert werden – natürlich nur, solange sich die anwesenden Personen sicher genug fühlen, dies anzusprechen. Bei größeren, öffentlichen Veranstaltungen ist ein gemeinsam erstelltes Sicherheitskonzept hilfreich.

Nach der Nutzung ist vor der Nutzung

Sind Gemeinwohlflächen mehrere Hundert Quadratmeter groß und in einem alten Immobilienbestand neu hergerichtet, haben sie ihre Eigenheiten. Damit die Räume für alle langfristig zur Verfügung stehen, kann eine Übergabecheckliste für Nutzer*innen sinnvoll sein. Diese kann als Anhang zur Nutzungsvereinbarung mitgegeben werden.

Ebenfalls hilfreich ist ein Schlüsselübergabeprotokoll. Dies macht es gerade bei einer Vielzahl an Schlüsselsätzen und Türen nachvollziehbar, wo die vielen Schlüssel abgeblieben sind. Auch das Schlüsselübergabeprotokoll kann ein Anhang zur Nutzungsvereinbarung sein.

Es kann sinnvoll sein, Schlüssel in einer zugänglichen Box aufzubewahren, die mit einem Zahlencode gesichert ist. Oder einen Zugang mit einem wechselnden Code per App zu gewähren.

Ein Thema ist uns im Betrieb gemeinsam genutzter Räume immer wieder begegnet: die Regulierung von Heizkörpern. In der Praxis haben sich nicht-verstellbare (oder sogar fernsteuerbare) Thermostate für Heizkörper bewährt. Das spart Heizkosten für alle. 

Auch mit dem Thema Sauberkeit - gerade der Sanitäranlagen und insbesondere der Toiletten - sind wir immer wieder konfrontiert und suchen möglichst nach Lösungen, damit folgende Nutzungen die Räume in der gleichen Sauberkeit vorfinden.

Pflanzen in einem Gemeinschaftsbeet pflegen

Ein Sonderfall der Nutzungsvereinbarung, der in Gemeinschaftsgärten zum Tragen kommt, ist die Beetpatenschaft: Beetpat*innen kümmern sich um Beete an einem öffentlich zugänglichen Ort vom Einpflanzen über die Pflege und das Gießen bis zur Ernte.

Mit dem*der Eigentümer*in der Fläche – bei öffentlichen Flächen also mit der Kommune, Gemeinde, Stadt genauer den zuständigen Fachämtern – müssen vorab Formalitäten, die den gesamten Betrieb betreffen, geregelt werden. Das können zum Beispiel Winterdienst, Wasserversorgung und Flächenüberlassung sein.

Die Beetpatenschaften werden dann zwischen den Eigentümer*innen oder Betreiber*innen und den Beetpat*innen geschlossen. Jede*r Beetpat*in bestimmt selbst, was gepflanzt wird – in Absprache mit den Nachbar-Gärtner*innen. Es geht sowohl um das eigene Beet und den eigenen Verantwortungsbereich als auch um den Gemeinschaftssinn unter den Beetpat*innen. So können sie zum Beispiel Gießdienste im Hochsommer organisieren und aufteilen. Und natürlich können sie gemeinsam ernten und zubereiten.

Gemeinsame Kalender pflegen

Ein gemeinsames Kalender-Tool in einer App ist äußerst praktisch, wenn mehrere Personen für die Raumbelegung zuständig sind. Sie können gleichzeitig Termine eintragen, farblich sortiert nach Räumen oder Veranstaltungsarten. Für eine klassische Übersicht lassen sich alle Informationen auch als PDF speichern oder ausdrucken. Die Historienfunktion ermöglicht es nachzuverfolgen, wer zuletzt Änderungen vorgenommen hat. So behalten alle Beteiligten stets den Überblick über die Raumbelegung und es gibt keine Überschneidungen bei der Nutzung.

Digitale Kalender-Tools eignen sich gut für die gemeinsame Nutzung in einem Team oder einer Organisation. Es gibt unterschiedliche Software, die jeweils eigene Vor- und Nachteile mit sich bringt beziehungsweise besser oder schlechter zu den Erfordernissen vor Ort passt. Wir haben Erfahrungen mit den digitalen Tools von iKalender und Microsoft Teams gemacht. Andere Gruppen nutzen zum Beispiel cozi, Google Kalender oder Trello. Häufig haben die kostenfreien Versionen einige Einschränkungen in der Nutzbarkeit. 

Achtung: Diese Kalender-Tools sind für den internen Gebrauch zu empfehlen. Sollen die Zeiten, in denen Räume belegt sind, auch für andere sichtbar sein, ist eine Rücksprache zum Thema Datenschutz unbedingt erforderlich.

Für die Terminvereinbarung hat sich außerdem bewährt: Per Anruf lässt sich schnell klären, ob ein Raum zu einer bestimmten Zeit frei oder belegt ist. Das geht oft direkter als per E-Mail. Für dieses Vorgehen sind natürlich regelmäßige und bekannte Telefonzeiten erforderlich.

Gemeinsam Gegenstände verwalten

Manchmal braucht es für die Raumnutzung mehr als nur vier Wände: Sitzmöbel, Tontechnik, Beamer oder auch Gartenwerkzeuge könnten gefragt sein. Bei der gemeinsamen Nutzung von Gegenständen ist es hilfreich, ein paar Dinge zu beachten:

Quartiersfonds ins Leben rufen

Ein Ziel der gemeinwohlorientierten Immobilienprojekte nach dem Initialkapital-Prinzip ist, dass sie sich selbst tragen. Im vollen Betrieb fließen alle Überschüsse als Gemeinwohlrendite in gemeinnützige Aktivitäten im Stadtteil. Doch wer entscheidet über die Verwendung der Mittel? 

Im Modell des Quartiersfonds entscheiden Menschen aus dem Stadtteil, anhand von bestimmten Kriterien, die Verteilung der Gelder im Rahmen der Gemeinnützigkeit. Die Verwendung der Überschüsse ist durch die Rechtsform des Projektes und dessen ideelle Zielsetzung an die Regeln der Gemeinnützigkeit gebunden. Außerdem ist die Gemeinnützigkeit auch im Erbbaurechts- und Kaufvertrag festgehalten: Die Erhebung des Erbbauzinses wird ausgesetzt, solange die Projekte gemeinnützig sind.

Trägerstrukturen für den Betrieb

In einem Teil der Projekte nach dem Initialkapital-Prinzip der Montag Stiftung Urbane Räume – nämlich in der Samtweberei in Krefeld, der KoFabrik in Bochum und das FreiFeld in Halle an der Saale – haben sich aus lokalen Netzwerken gemeinnützige Vereine oder Stiftungen entwickelt, die heute eigenverantwortlich und selbstorganisiert den Betrieb der Gemeinwohlflächen in den Projekten gewährleisten. Für dieses Modell sind einige Eckpunkte zu bedenken.

Beispiele für Trägerstrukturen

In einigen Projekten nach dem Initialkapital-Prinzip der Montag Stiftung Urbane Räume werden Gemeinwohlflächen von gemeinnützigen Trägern verwaltet:

Rechtsform der Trägerorganisation abwägen

Die Wahl der Rechtsform ist wie das Aussuchen des passenden Schuhs – es muss einfach sitzen. Jede Rechtsform hat ihre Vorteile: Mitbestimmung durch Mitglieder, wie Gelder angelegt werden oder welche steuerlichen Vorteile möglich sind. Klar, die Gründung braucht ein paar Leute, die zusammenkommen, die Satzung unterzeichnen und das Ganze notariell eintragen lassen. Aber keine Sorge, das ist einfacher, als es klingt – und danach steht das Fundament für eine solide Organisation!

Einen Verein gründen

Der Verein ist die beliebteste Rechtsform für nachbarschaftliche Aktivitäten – und das aus gutem Grund! Mit nur sieben Personen könnt ihr einen Verein gründen. Aber Achtung: Für den Betrieb einer Gemeinwohlfläche sind mehr helfende Hände ratsam, denn es gibt einiges zu tun.

Ganz wichtig: Klärt frühzeitig den Vereinszweck, also warum ihr das Ganze macht. Am besten, ihr trefft euch mehrmals, um alles in Ruhe zu besprechen. Eine Beratung ist sehr hilfreich. Für den Betrieb von Gemeinwohlflächen vor Ort ist es besonders wichtig, dass der Verein im Stadtteil verwurzelt ist. Zum einen ist das für ganz praktische Dinge wie die Organisation von Schlüsselübergaben sinnvoll. Zum Zweiten ist es aus unserer Sicht zentral, dass Menschen mit verschiedenen Lebenserfahrungen aus dem Stadtteil an zentraler Stelle entscheiden.

Die Konditionen zu Nutzung und Betrieb der Gemeinwohlflächen sind im Initialkapital-Prinzip mit der gemeinnützigen Projektgesellschaft in einer Kooperationsvereinbarung festgehalten. So sind sich alle ihrer Aufgaben bewusst. Die Projektgesellschaft ist dann Vermieterin und Hausverwalterin – und für die Rückzahlung der Kredite zuständig.

Die Schritte im Überblick

1. Holt möglichst viele motivierte Personen zusammen.
2. Klärt gemeinsam eure Ziele und den Vereinszweck.
3. Erarbeitet eine Satzung.
4. Gründet den Verein mit mindestens sieben Personen und lasst ihn notariell ins Vereinsregister eintragen. Bis die Eintragung formal vollzogen ist, kann es einige Wochen dauern. Die Eintragung ins Vereinsregister kostet etwas mehr als 100 Euro.
5. Schließt eine Kooperationsvereinbarung mit der Vermieterin der Gemeinwohlflächen ab.